日常办公中，我们经常能遇到一些特殊要求，如辛苦制作成的PPT文件不希望因为在网络上传输后，被他人轻易利用；某些特殊的文档有一定保密要求，希望浏览者只能浏览不能编辑或打印，这种情况下，普通的Office文件操作是不能满足这样的要求的，我们可以通过将Office文档转换成具有特殊属性的PDF文件就可以了。PDF文件的安全性设定可以做到对可编辑、可打印等功能进行限制。

PDF（Portable Document Format）文件格式是Adobe公司开发的电子文件格式。这种文件格式与操作系统平台无关，也就是说，PDF文件不管是在Windows，Unix还是在苹果公司的Mac OS操作系统中都是通用的。这一特点使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式，是数字化信息事实上的一个工业标准，而不是我们大家通常认为的Word文件。

一、不考虑功能限定的简单办法

前提是您的计算机安装的Office系统为2007版本，这时下载一个免费插件后，就可以用文档另存到方式简单的把office文件转换成pdf文件，这种情况不能对编辑、打印功能进行限制。

校内插件免费下载地址：http://inner.dlmedu.edu.cn/test/upload/show.asp?no=175

图示如下：

二、利用第三方软件

PDF文件的官方编辑工具：Acrobat Acrobat，功能做强大。

校园网内部免费下载地址：http://inner.dlmedu.edu.cn/test/upload/show.asp?no=32

图示如下：1）安装完成后，打开软件，从菜单栏操作，“创建PDF”->“从文件”（本操作针对是Office 2003版本，如果是07版，直接按第一种办法，先生成PDF文件，直接跳到第二步）

2）转换成PDF文件后，再点击“文档”->“安全性”->“显示本文档的安全性设置”

3）在“文档属性-安全性”对话框中，将“安全性方法”设定为“口令安全性”，在接着弹出的“口令安全性设置”对话框中，在“许可”项中设定口令，并同时设定“打印、更改、复制等”相关内容，如图示设定为“无”

4）“确定”后，系统会弹出“确认文档许可口令”对话框，重新输入刚才输入的口令，并保存文档。重新打开后，再查看文档的安全性就可发现已经对文档进行了各种操作限制如图：